Що входить у кадровий облік
Кадровий облік — це фіксація трудових відносин між підприємством і працівниками. Він включає: прийняття і звільнення працівників, ведення особових справ, табелювання робочого часу, облік відпусток і лікарняних, оформлення кадрових змін (переведення, зміна ставки), формування кадрової звітності, документообіг кадрових документів (накази, заяви, угоди).
Усе це регламентоване Кодексом законів про працю України, постановами Кабміну, інструкціями. Помилки в кадровому обліку загрожують штрафами при перевірках.
Чому кадровий облік не можна вести «як попало»
Перевірки Держпраці. У разі перевірки відсутність наказів про прийняття або їх некоректне оформлення — штрафи від 30 тис. грн і вище.
Трудові спори. Якщо звільнений працівник звернеться до суду — компанія мусить надати усі кадрові документи. Якщо їх немає або вони оформлені з помилками — суд часто стає на бік працівника.
Перевірки податкової. Кадрові документи беруть участь у формуванні ЗП, тому неправильне ведення впливає і на податковий облік.
Внутрішній порядок. Без чіткого кадрового обліку зростає плинність кадрів, виникають конфлікти про невиплачені відпустки, дні і т.д.
Першочергові процеси для автоматизації
Якщо у вас обмежений бюджет на автоматизацію — починайте з цих 4 напрямків. Вони закривають 80% болю.
Пріоритет 1: Облік працівників і їх особових даних
Єдина база всіх співробітників: ПІБ, посади, ставки, дати прийняття, контакти, паспортні дані, ІПН, реквізити для виплат, інша інформація. Без цієї бази всі інші процеси неможливі.
Якісна автоматизація дозволяє фільтрувати співробітників за різними параметрами (відділ, стаж, тип контракту), бачити історію змін по кожному (коли був прийнятий, переведений, отримав підвищення).
Пріоритет 2: Прийняття і звільнення
Автоматизація оформлення наказів про прийняття на роботу і звільнення. Шаблони документів, автоматичне заповнення даних з картки працівника, друк наказу за один клік.
Окремий блок — розрахунок при звільненні. Система має автоматично рахувати компенсацію за невикористану відпустку, остаточний розрахунок, формувати усі необхідні документи.
Це найчастіша операція в кадровому обліку — її автоматизація економить години щотижня.
Пріоритет 3: Облік робочого часу і відпусток
Табелювання робочого часу — основа для розрахунку зарплати. Облікова система має дозволяти введення табелю по днях і по годинах, врахування різних типів графіків (8-годинний, скорочений, понаднормові), автоматичне формування підсумків.
Облік відпусток: щорічних, додаткових, навчальних. Система автоматично рахує дні відпустки, нагадує про обов'язкові щорічні (мінімум 24 дні).
Облік лікарняних: фіксація днів непрацездатності, розрахунок виплат (перші 5 днів — за рахунок роботодавця, далі — за рахунок Фонду соцстрахування).
Пріоритет 4: Кадрова звітність
Стандартні форми звітності: звіт про середньооблікову чисельність, статистична звітність (1-ПВ, 4-ПВ), звіти до Пенсійного фонду.
Якісна автоматизація формує ці звіти автоматично — кадровик лише перевіряє і відправляє через електронні сервіси.
Що можна автоматизувати пізніше
Друге коло автоматизації — це функції, які приємно мати, але без яких можна обійтися на старті: оцінка персоналу і управління KPI, навчання та розвиток (LMS), управління преміями і бонусними програмами, портал самообслуговування для співробітників, інтеграція з рекрутингом, складна аналітика по HR-метриках.
Ці модулі мають сенс для компаній зі штатом 50+ людей і вже налагодженою основою. Малому і середньому бізнесу вони зазвичай не потрібні.
Як обрати систему для кадрового обліку
Звертайте увагу на: інтеграцію з розрахунком ЗП в єдиній базі (інакше кадрові дані доведеться дублювати), відповідність українському законодавству (форми, звіти, нюанси), наявність шаблонів усіх ключових документів, можливість гнучкого налаштування під специфіку компанії, інтеграцію з електронними сервісами для здачі звітності.
У більшості випадків окрема «кадрова програма» не потрібна — кадровий облік є частиною комплексної облікової системи. Це і дешевше, і зручніше.
Налаштовуєте кадровий облік на підприємстві?
У SPOC є комплексні рішення з автоматизації кадрового обліку і розрахунку ЗП. Залиште заявку — підберемо оптимальний пакет.