Які податки і утримання має враховувати система
З оподатковуваного доходу працівника в Україні утримують: податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18%, військовий збір — 5%. Ці утримання йдуть з самого працівника.
З фонду оплати праці (платить роботодавець): єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — 22% від нарахованої зарплати. ЄСВ обмежений максимальною базою — на 2026 рік це 15 мінімальних зарплат.
Облікова система має автоматично рахувати усі ці суми, формувати проводки і готувати дані для звітів — об'єднана звітність ДПС-Пенсійний-ЄСВ, статистична звітність.
Розрахунок різних типів виплат
Окрім «голої» зарплати, бухгалтерія рахує: премії (разові, періодичні), надбавки (за стаж, за шкідливість, за кваліфікацію), доплати (за нічні години, за роботу у вихідні).
Кожен тип виплати може мати свої правила оподаткування. Наприклад, окремі види матеріальної допомоги не оподатковуються в межах певної суми.
Якісна облікова система дозволяє налаштувати тип виплати один раз — з усіма правилами оподаткування — і далі застосовувати без помилок.
Лікарняні і декретні
Лікарняні — окрема історія. Перші 5 днів оплачує роботодавець з власних коштів, далі — Фонд соцстраху. Сума залежить від страхового стажу і середньоденного заробітку за останні 12 місяців.
Декретні розраховуються на основі середньої зарплати за останні 12 місяців перед декретною відпусткою. Виплачуються одноразово Фондом соцстраху.
Облікова система має автоматично сформувати дані для розрахунку (страховий стаж, середній заробіток) і робити правильний розрахунок з урахуванням актуальних правил.
Відпустки і компенсації
Облік відпускних — це окремий блок: щорічна основна відпустка (24 календарні дні), додаткові відпустки (за шкідливість, за стаж, навчальні), невикористані дні і компенсації при звільненні.
Розрахунок відпускних базується на середньому заробітку за 12 місяців. Якщо в розрахунковому періоді були премії, лікарняні, відпустки — система має це коректно врахувати.
Помилки в розрахунку відпускних — типовий привід для перевірок і донарахувань. Автоматизація мінімізує ризик.
Утримання за виконавчими листами та аліменти
Якщо у працівника є аліменти або інші утримання за виконавчими листами — система має автоматично рахувати їх з кожної виплати у визначеному відсотку, формувати платіжні документи і вести облік за кожним виконавчим листом окремо.
Тут важливо враховувати обмеження: загальна сума утримань не може перевищувати 50% від заробітку (70% для аліментів на дітей). Якщо виконавчих листів кілька — потрібна правильна черговість.
Кадрові події і їх вплив на розрахунок
Звільнення, прийняття на роботу, переведення, зміна ставки, зміна графіку — кожна кадрова подія впливає на розрахунок ЗП. Якщо облікова система і кадровий модуль не інтегровані — бухгалтер вводить ці дані вручну з помилками.
Якісна автоматизація поєднує кадровий облік і розрахунок ЗП в єдиній базі. Кадровик додав подію — система автоматично враховує її в розрахунку.
Звітність до ДПС, Пенсійного фонду, статистика
Облікова система має автоматично формувати: об'єднана звітність ДПС (форма за оновленими правилами 2026), статистичну звітність (1-ПВ, 4-ПВ та інші).
Найкраще, якщо система може одразу відправляти звітність через електронні сервіси (M.E.Doc, кабінет платника). Це економить години роботи щомісяця.
Інтеграція з банком для виплат
Зарплати зазвичай платяться через зарплатні проєкти банків. Облікова система має формувати реєстри виплат у форматі вашого банку (ПриватБанк, Ощадбанк, Райффайзен, Універсал банк тощо) і передавати їх безпосередньо у клієнт-банк.
Без цієї інтеграції бухгалтер вручну заповнює реєстр щомісяця — це години роботи і ризик помилок з номерами карток або сумами.
Що змінилось у 2026 році
Серед актуальних змін: оновлені ставки і ліміти ЄСВ, нові форми звітності, можливі коригування військового збору. Хороший вендор облікової системи оновлює функціонал автоматично — у вас не має боліти голова за «слідкувати за змінами».
Це одна з причин, чому варто платити за підтримку: оновлення під зміни законодавства — це не просто зручність, це гарантія, що ваша звітність відповідає актуальним вимогам.
Автоматизуєте розрахунок ЗП?
У SPOC є комплексні рішення з автоматизації заробітної плати з урахуванням української специфіки. Залиште заявку на консультацію.